¿Cuánto tarda el IRS en enviar el EIN en 2023?

Conoce cuánto tiempo tendrás que esperar para tener el EIN de tu empresa en Estados Unidos por parte del IRS.

Así que vas a crear una empresa en Estados Unidos, ¿verdad?

¿Te gustaría saber en cuánto tiempo podrás iniciar las operaciones de tu negocio?

Pues si es así, no solo debes considerar el tiempo que le tome al estado constituir tu compañía, de lo cual hablamos en este otro artículo:

• ¿Cuánto tiempo toma abrir una empresa en los Estados Unidos?

Sino que también debes considerar lo que va a tardar el Internal Revenue Service (IRS) en asignar un número de identificación fiscal a tu LLC o C Corp, el cual se denomina Employer Identification Number (EIN).

Este proceso puede ser o muy rápido o muy lento.

A continuación te vamos a explicar qué influye en el plazo y cuánto tiempo se tarda en obtener el EIN.

¿Qué es EIN y para qué sirve?

El Employer Identification Number (EIN) es el número de identificación fiscal (Tax ID) que tienen las empresas de Estados Unidos.

Consiste en un número de 9 dígitos con el formato XX-XXXXXXX y es necesario para dar cumplimiento a las obligaciones fiscales en Estados Unidos, como la declaración anual ante el IRS.

No obstante, esa no es su única función, ya que también es necesario para lo siguiente:

• Abrir cuenta bancaria.

• Registrarse en multitud de plataformas digitales como pasarelas de pago, marketplaces, brokers de bolsa, etc.

Por supuesto, eso no es todo y puede ser requerido para otros fines, pero sin duda estas son las razones principales por las cuales tener un EIN cuanto antes es fundamental, porque está estrictamente relacionado con la posibilidad de iniciar las operaciones de un negocio.

¿Cómo se pide el EIN al IRS y por qué influye en el plazo?

En primer lugar, para pedir un EIN al IRS es necesario designar a una Persona Responsable (Responsible Party).

Este tecnicismo se refiere a quien controla o administra la empresa y tiene la autoridad de decidir qué hacer con los activos de esta.

Lo usual es que sea uno de los dueños de la empresa, pero también podría ser alguien más que no tenga participación pero que cumpla con la condición mencionada.

Si hay más de un individuo que pueda designarse como Persona Responsable, es importante aclarar que solo debe elegirse uno.

¿Por qué es importante conocer esto?

Porque si la Persona Responsable tiene un número de identificación fiscal individual de Estados, el EIN se podría obtener de inmediato a través del sitio web del IRS o vía teléfonica.

Tales identificaciones fiscales son dos:

• Social Security number (SSN)

• Individual Taxpayer Identification Number (ITIN)

Ahora bien, ¿cuál es el problema de esto?

Que si la Persona Responsable no vive en Estados Unidos, lo más probable es que no tenga ninguna de esas identificaciones fiscales, por lo que no estarían disponibles las opciones para obtener el EIN de inmediato.

Entonces, ¿qué alternativa queda?

Pedir el EIN por fax, como hace la mayoría de no residentes.

¿Cuánto tiempo se tarda en obtener el EIN por fax?

Lamentablemente, pedir el EIN por fax es la opción más lenta, ya que por la naturaleza de este medio, el IRS tramita las solicitudes manualmente.

El proceso consiste en enviar el Formulario SS-4 al IRS, quien lo recibirá impreso en papel.

Así es, no es digital y por eso es lento.

Imagina todas las solicitudes de multitud de empresas que el IRS recibe por día y que sus trabajadores deben tipear a mano en sus sistemas.

Sin duda, esto provoca colas y por ende, lentitud.

Bueno, basta ya de ponerte en contexto y respondamos la pregunta que quieres resolver: ¿Cuánto tiempo se tarda en obtener el EIN vía fax?

Alrededor de 25-30 días hábiles.

Esa ha sido nuestra experiencia con clientes durante 2023.

Eso sí, los plazos también pueden ser mayores o, en algunas ocasiones, también menores (aunque no por mucho cuando ha sido así).

¿Qué puede provocar tanta lentitud por parte del IRS?

Durante todo 2021 y 2022, el IRS solía tardar cerca de 15 días hábiles en entregar el EIN, incluso menos en algunos casos.

De hecho, en varias ocasiones recibimos EIN en una semana o incluso una vez en un solo día tras haberlo pedido.

A lo más, a veces teníamos que esperar una semana más de lo estimado para recibir el EIN.

Sin embargo, desde enero de 2023 hemos notado mucha más lentitud por parte del IRS.

Por supuesto, no somos esta institución y no sabemos lo que pasa dentro, pero seguramente la demora se deba a que los primeros meses del año es época de declaración de renta en Estados Unidos.

O bien, otro motivo podría ser que tengan una mayor carga de trabajo, ya sea por cómo se organizan y distribuyen las tareas internamente o bien por una mayor cantidad de solicitudes vía fax hechas no solo por nosotros, sino que por todo aquel que pida un EIN por este medio, sea cliente nuestro o no.

Sumado a lo anterior se encuentra que, en la mayoría de casos, el IRS informa el EIN por correo postal, enviando la carta CP 575, en lugar de responder vía fax con el Formulario SS-4 con el EIN escrito a mano por alguno de sus trabajadores.

Esto sin duda hace que el proceso sea más lento, porque el servicio postal estadounidense (USPS) puede experimentar demoras por diversas contigencias, como lo fue la pandemia, por ejemplo.

¿Se puede acelerar este proceso?

Lamentablemente no.

El IRS tardará lo que tenga que tardar, no se puede acelerar el proceso de obtención del EIN en el caso de empresas cuya Persona Responsable no tiene SSN ni ITIN.

Lo primero que podrías pensar es en enviar más de un fax. Sin embargo, esto no cambiaría nada pues, en base a nuestra experiencia, hemos notado que el IRS tramita los faxes por orden de llegada, ya que vamos recibiendo los EIN de nuestros clientes desde las solicitudes más antiguas a las más nuevas.

Llamar no sirve de nada tampoco porque el IRS no asigna el EIN por esa vía (solo para quienes tienen alguno de los Tax ID mencionados o para empresas que no sean estadounidenses).

Y, si te lo preguntas, tampoco es posible señalar temporalmente como Persona Responsable a un tercero que tenga SSN o ITIN para cambiarlo luego mediante el Formulario 8822-B, ya que el IRS no lo permite al caer en la categoría de Nominatarios.

¿Qué pasa si no recibo el EIN en el plazo estimado?

Pues quedarte con los brazos cruzados sí que no es una opción.

Si ya has esperado suficiente, significa que algo no va bien y hay que tomar medidas.

En primer lugar, los retrasos pueden ocurrir y es lo más habitual.

Nuestro consejo es esperar una semana más de lo estimado, por si fuera ese el caso.

Así ha sido, por ejemplo, durante 2023, donde hemos notado más demora respecto a 2022 (aunque eso sí, ha habido que esperar más de una semana respecto a la estimación inicial, considerando como nuevo plazo estimado el que hemos apreciado en el momento, de alrededor de 25-30 días hábiles en nuestra experiencia, que son diez o quince días hábiles más de los que notábamos antes).

No obstante, si transcurrida una semana más aún no hay novedades, es probable que el IRS no haya tramitado la solicitud.

Así es, puede pasar que el IRS no tramite algunas solicitudes por algún motivo.

Es poco habitual, pero pasa. En nuestra experiencia, en alrededor del 2% de los casos.

¿Cómo nos damos cuenta de esto?

Porque empezamos a recibir EIN solicitados en fechas posteriores para otros clientes.

Ya te mencionaremos qué medidas tomamos para asegurarnos de que el no haber recibido respuesta no haya sido por algún error en la solicitud por parte nuestra o del cliente, sino que meramente por motivos propios del IRS, como por ejemplo que hayan pasado la hoja por alto, teniendo presente que la tramitación es manual y puede haber errores humanos de este tipo.

Pensamos esto porque si el IRS detecta algún error en el formulario, lo que hace es enviar un fax pidiendo información adicional qué necesita (por ejemplo, si algo no fuera legible), no quedarse sin enviar ninguna respuesta a la solicitud.

Dicho esto, lo que queda por hacer en estos casos es enviar nuevamente el Formulario SS-4 al IRS para pedir el EIN.

Lamentablemente esa es la única opción que existe, pues no hay ninguna instancia para reclamar.

Podrías pensar que llamar al IRS serviría de algo, como por ejemplo hacerlo para pedir la carta 147c que es análoga a la carta CP 575 en términos de notificar el EIN de manera formal, pero el problema es que si el IRS no ha asignado previamente el EIN, no pueden emitir esta carta, por lo que llamar no tendría utilidad alguna. Además que es necesario saber los 9 dígitos del EIN para pedirla, ya que la carta 147c está pensada para cuando se sabe el EIN pero no se tiene un documento de respaldo porque se ha perdido la carta CP 575, por ejemplo.

Así las cosas, aunque no sea lo que nos gustaría decirte, nuevamente hay que volver a esperar el EIN teniendo en cuenta el plazo inicial estimado que, como te comentamos, en nuestra experiencia durante 2023 es de alrededor de 25-30 días hábiles.

¿Qué hace EZFrontiers para asegurarse que no haya errores en la solicitud del EIN?

Nuestra premisa es la siguiente: Si el IRS tarda más o simplemente no entrega el EIN y hay que pedirlo de nuevo, que sea por un error suyo y no nuestro ni tuyo.

Si vas a abrir una empresa en Estados Unidos y serás cliente de EZFrontiers, o si ya lo eres, aquí te comentamos qué medidas tomamos para asegurarnos de que la solicitud del EIN vía fax se haga como es debido y sin ni un solo error.

• Por supuesto, no dejamos en ti la tarea de completar el Formulario SS-4 con el cual se solicitará el EIN, sino que lo hacemos nosotros para asegurarnos de que se rellene como es debido, sin erratas ni celdas marcadas que no correspondan.

• En nuestro servicio para crear una LLC o C Corp en USA se incluye un domicilio en USA para que tu empresa pueda utilizarlo como su domicilio comercial y postal. Si lo usas, este será el que se indique en el Formulario SS-4 y a donde el IRS enviará la carta CP 575 informando el EIN. Con ello nos aseguramos de que cuando llegue la carta, esta siempre será recibida y escaneda de manera oportuna por el servicio postal que utilizamos.

• Contrario al punto anterior, si optas por usar un domicilio diferente, serás tú quien asuma la responsabilidad de recibir la carta y como es algo que no podemos controlar no nos hacemos responsable de que si llega no te enteres por algún motivo, como podría ser que no haya quien reciba la correspondencia o se pierda. De todos modos, si eliges que sea así, nos preocupamos de que quede claro lo dicho y tengas la seguridad de que no habrá problemas para recibir cartas, asegurándonos de que nos indiques la dirección exacta a señalar al IRS, sin omitir ningún dato como, por ejemplo, número o apartamento.

• Cuando te mandamos este documento, lo hacemos en un formato que no sea editable para que no cambies nada sin querer, aunque si tienes cualquier comentario nos lo puedes decir para corregirlo si hiciera falta.

• Nos cercioramos de que firmes el Formulario SS-4 a mano y no digitalmente. Esto es, que el formulario se imprima y escanee. Si la firma es digital, el IRS podría no procesar la solicitud.

• Además, también nos fijamos que la firma no tache otras celdas para no afectar la legibilidad. Por ejemplo, justo en la celda superior a donde se firma aparece el nombre de la Persona Responsable, el cual debe verse correctamente.

• En línea con lo anterior, también nos preocupamos de que cuando nos envíes el formulario escaneado sea efectivamente un escaneo y no una foto, totalmente legible y claro, sin zonas oscuras o borrosas que puedan verse afectadas con su envío mediante fax. Si no cumple con esas condiciones te pediremos escanearlo otra vez.

• Cuando mandamos el fax al IRS, adjuntamos los documentos de constitución de tu empresa, ya que de no hacerse el IRS podría pedirlos en alguna oportunidad y eso demoraría más el trámite.

• No sabemos si realmente sirve, pero de todos modos adjuntamos una carátula en el fax con los principales datos de la empresa como su nombre, dirección postal y quién es la Persona Responsable, además de nuestro número de fax, para que, en caso de cualquier falla en la legibilidad del formulario por el motivo que sea, como por ejemplo podría ser la calidad de las impresoras del IRS, tengan esta información esencial en otra parte adicional.

• Tras enviar el fax, esperamos la confirmación de envío exitoso por parte del sistema de fax que utilizamos, enviándotela a modo de comprobante en vista de que el IRS no da ninguna respuesta de recepción exitosa.

Todo lo anterior nos permite asegurarte que la solicitud del EIN se hará de manera correcta y sin omitir nada relevante que pueda llevar a alguna demora por causa nuestra o tuya, y que si la hay sea por parte de los propios procesos que sigue el IRS.

¿Qué hace EZFrontiers si no llega el EIN?

Nuestra principal preocupación cuando pedimos el EIN de una empresa al IRS es que este organismo cumpla con el plazo estimado.

Si no te has dado cuenta aún, todo este artículo apunta a que entiendas exactamente el contexto que hay detrás de la solicitud y quede completamente claro que el plazo no depende de nosotros, sino que del propio IRS.

En línea con ello, ponemos mucho énfasis en seguir todos los lineamientos explicados anteriormente para que el proceso no tenga interrupciones a causa de errores nuestros ni tuyos.

No podemos asegurarte un plazo concreto, solo darte una referencia en base a nuestra experiencia, que es lo que hemos hecho.

Sin embargo, puede que se cumpla o también puede ser que no.

Esa es la incertidumbre a la que se enfrentan prácticamente todos los no residentes, ya que el IRS sigue un proceso manual cuando las solicitudes se hacen vía fax.

No queremos generarte falsas expectativas, ya que el tiempo de respuesta dependerá siempre del IRS.

Ten eso muy claro, por favor.

No obstante, por nuestra parte buscaremos hacer todo bien y tomaremos las medidas necesarias para que, dentro de lo que nosotros podemos hacer, el proceso sea lo más rápido posible.

Ahora bien, ¿qué pasa si tras esperar el tiempo que estimamos no llega el EIN?

Por supuesto, no te dejaremos a tu suerte.

En primer lugar, es importante recalcar que cuando esto ocurre, lo más habitual es que haya que esperar un poco más, pero si aun así no hay novedades, para no estar a la expectativa eternamente sin respuesta lo que hacemos es lo siguiente:

• Te pediremos imprimir y firmar nuevamente el Formulario SS-4, con tal de no mandar otra vez el mismo. Si bien en el primer envío ya habríamos revisado que todo fuera correcto, preferimos mandar un formulario con una nueva firma y fecha actualizada por si hubiera habido cualquier error, aunque seguramente en la práctica esto no tenga incidencia porque más allá de eso nada cambiaría en el formulario. Como dijimos, seguramente el IRS los pase por alto sin ninguna razón más allá de un fallo humano y toca mandar una nueva solicitud.

• Enviaremos nuevamente un fax al IRS con el Formulario SS-4 siguiendo nuevamente todos los lineamientos enunciados en el apartado anterior con tal de que todo se haga correctamente por nuestra parte y la tuya.

Hecho lo anterior solo resta esperar, aunque lo malo es que todo comienza de nuevo en términos de plazos.

Cuando hemos tenido estas situaciones, que nuevamente recalcamos son minoritarias (alrededor de un 2% de los casos), el IRS siempre ha respondido enviando el EIN dentro del tiempo estimado (excepto una única vez a la fecha, que no está demás mencionar, donde tuvimos que llegar a enviar una tercera solicitud).

No obstante, aunque sea minoritaria es importante mencionarla por si te llegara a pasar a ti (ojalá que no, por supuesto).

Cabe destacar también que, si se manda un segundo fax y el IRS tramitara el primero, no hay problema, ya que el segundo lo descartarían o bien enviarían una carta a la dirección postal de la empresa informando que el EIN ya ha sido asignado (lo cual también es bueno, ya que si por alguna razón el IRS lo hubiera asignado previamente pero no hubiera llegado la carta CP 575, esta es otra vía para enterarse de los 9 dígitos que tiene esta identificación fiscal).

No obstante, enviar un segundo fax solo lo hacemos si el tiempo estimado originalmente no se ha cumplido, pues tampoco llenaremos al IRS de faxes cuando aún están dentro del plazo de respuesta esperado. Hacerlo podría ser contraproducente.

Si bien llegar a una situación como la descrita es excepcional, puede ocurrir, y ya sea que sea necesario enviar un nuevo fax o no, ya sabes que el IRS puede demorar más de lo esperado con el primero, por lo que te recomendamos no comprometerte con fechas en tu negocio hasta no haber recibido el EIN.

Por ejemplo, viajes a Estados Unidos, ventas a clientes, acuerdos con proveedores, etc.

Damos seguimiento diario a los plazos del IRS con las solicitudes de EIN de nuestros clientes y si detectáramos que en tu caso hay alguna demora por la que sea preciso enviar un nuevo fax, te lo informaríamos a la brevedad, descuida.

Esto lo vamos determinando en función de los EIN que vamos recibiendo y las solicitudes que se van quedando atrás más de lo normal.

Aclarado todo lo anterior, si tienes cualquier pregunta respecto a este tema, por favor dejánosla en los comentarios o escríbenos por email o chat para ayudarte con lo que necesites.

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